Asiakirjahallinta

Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon suunnitelmalliseen tuottamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen kohdentuvaa toimintaa, jota toteutetaan sekä organisaatiokontekstissa että arkistoinstituutioissa. [1] Asiakirjahallinnan tarkoituksena on varmistaa autenttisten, luotettavien, todistusvoimaisten ja käyttökelpoisten asiakirjojen tuottaminen ja säilyttäminen. [2]

Suomessa asiakirjahallinnalla tarkoitetaan sekä asiakirjahallintoa että arkistotoimea. Suomalaisessa asiakirjahallinnassa asiakirjojen elinkaaren hallinta on aina ollut jatkumo, joten asiakirjahallinto ja arkistotoimi linkittyvät tiiviisti yhteen [3], toisin kuin monissa muissa maissa (Yhdysvallat, Saksa, Ranska, Englanti), missä organisaatioiden (myös julkishallinnon) asiakirjahallinto toimii aina erillään valtionarkiston hoitamasta arkistotoimesta. Näissä maissa tehdään selvä terminologinen ero ajankohtaisasiakirjojen ja asiakirjahallinnon (Records management) sekä historiallisten asiakirjojen ja arkistotoimen (Archive) välillä. [2]

Asiakirjahallinnan osa-alueet

Asiakirjahallinnalla tarkoitetaan asiakirjojen hallintaprosesseja ja -toimenpiteitä asiakirjan elinkaaren eri vaiheissa, riippumatta siitä, kuka prosessit ja toimenpiteet suorittaa. [4] Asiakirjahallinnan voi näin ollen ymmärtää myös asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yläkäsitteeksi.

Asiakirjahallinto

Asiakirjahallinnolla tarkoitetaan hallinnon osa-aluetta, joka vastaa asiakirjojen hallintaprosessien ohjauksesta ja valvonnasta asiakirjoja tuottavassa organisaatiossa. Se on organisaation tukitoiminto, jonka avulla hallitaan asiakirjatietoa. [4]

Arkistotoimi

Arkistotoimen tehtävänä on ohjata arkistonmuodostusta. Tavoitteena on arkiston (asiakirjakokonaisuuden) muodostuminen osana arkistonmuodostajan jokapäiväistä toimintaa niin, että se ei edellytä jälkikäteistä seulontaa ja järjestämistä. [5]