Gestió documental

La gestió documental és el conjunt d'operacions i tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, la implantació i l'avaluació dels sistemes administratius necessaris, des de la creació dels documents fins a la seva destrucció o transferència a l' arxiu, per tal de garantir l'eficàcia i l'eficiència en la gestió administrativa.

Definicions de Gestió documental

La gestió documental ha estat tractada de diferent manera al llarg de la història i en funció de molts factors. Els diversos estudis fets entorn de l'evolució dels sistemes de gestió documental ens permeten constatar que fa uns 7.000 anys, en temps de la civilització sumèria, ja es mostrava una certa preocupació entorn del tema.

Tot i així, no serà fins a mitjan segle XX quan la tradició arxivística dels països anglosaxons posin sobre la taula els principis de l'anomenat Records Management, que inauguraran un període de debat extens i productiu sobre el tractament de la documentació. Aquest sistema prioritza la documentació administrativa com a àrea exclusiva a tenir en compte, oblidant la documentació anomenada històrica. Amb el temps es pretén una gestió integral dels documents, entenent que si són gestionats correctament en el moment de la seva generació, i aquests en algun moment esdevenen d'interès històric, es donarà una continuïtat en el tractament dels documents al llarg de tota la seva existència. La idea de tractar la documentació d'una manera integral està pràcticament acceptada arreu. No existeix una funció documental administrativa i una altra d'històrica. C. Couture i C. Pétillat ho han anomenat Arxivística integrada i engloba el tractament de la documentació des dels seus orígens en el procés administratiu fins a la seva conservació definitiva, fet que aglutina el cicle de vida dels documents.

El Diccionari de terminologia lingüística del Consell Internacional d'Arxius (ICA) defineix la gestió de documents com "un aspecte de l'administració general relacionat amb la recerca de l'economia i l'eficàcia en la producció, el manteniment, l'ús i la destinació final dels documents".

La norma ISO 15489-1 defineix la gestió documental com "l'àrea de gestió que és responsable de controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la utilització i la disposició dels documents; els processos que serveixen per a incorporar i mantenir en forma de documents tant la prova com la informació de les activitats i les operacions del negoci".

El Diccionari de Terminologia Arxivística del Ministeri de Cultura d'Espanya denomina el Sistema de Gestió Documental com "tractament de documents administratius", i el defineix com "el conjunt de procediments o operacions tècniques que, basades en l'estudi i l'anàlisi de la producció, tramitació, utilització i informació continguda en els documents, té com a resultat l'establiment de normes sobre les transferències, l'eliminació i/o conservació permanent, i accessibilitat de les sèries documentals".

La Llei 10/2001, de 13 de juliol d'arxius i documents (art. 2) descriu un sistema de gestió documental com "el conjunt d'operacions i de tècniques integrades en la gestió administrativa general, basades en l'anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents que es destinen a la planificació, el control, l'ús, la conservació i l'eliminació o la transferència dels documents a un arxiu, amb l'objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible".