Archivística

La archivística, archivología o archivonomía (término no reconocido por la Real Academia Española) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones[2] .

La Archivística también aborda el estudio del contexto de la información archivística y de los posibles usos que se le puede dar, razón por la cual está incluida dentro de las Ciencias de la Información, junto con la Biblioteconomía y la Documentación. Aunque habitualmente es relacionada con los grandes archivos públicos, también es de aplicación a archivos familiares o de pequeñas organizaciones. También es frecuente la perspectiva de la archivística como disciplina dedicada preferentemente al patrimonio documental histórico, pero esta visión resulta reduccionista pues resulta imprescindible aplicar sus principios también en la gestión documental[2] .

Los documentos de archivo han sido objeto siempre de prácticas que procuraban garantizar su localización, acceso y utilidad. Sin embargo, la formulación científica de los principios de organización archivística y el desarrollo teórico de sus procedimientos específicos fue mínima hasta la primera mitad del siglo XIX. Desde entonces se ha desarrollado notablemente la literatura profesional, se han creado organismos internacionales específicos, se ha renovado el concepto de usuario de Archivo y se han incluido en su ámbito de estudio los documentos electrónicos[3] .

La archivística se enseña como una o varias asignaturas en distintas titulaciones universitarias como Biblioteconomía, Documentación, Humanidades o Historia. La profesión de Archivero es habitualmente ejercida también por titulados en otras carreras, como Derecho, Ciencias Políticas, Historia del Arte o Filología.

Definición y ámbito de la Archivística

Definición de Archivística

Existen numerosas definiciones del concepto de Archivística, algunas de ellas ordenadas cronológicamente conforme su fecha de publicación son[3] :

Ciencia de los archivos.

Eugenio Casanova, 1928.

Ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etc; de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público.

T. R. Schellenberg, 1958.

Disciplina joven y moderna en pleno desarrollo y formación de conceptos generalmente valederos o reconocidos y prácticas experimentadas (...) disciplina auxiliar o funcional de la administración y la historia, que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus fundamentos legales.

Aurelio Tanodi, 1960.

Ciencia que se contrae al estudio del origen, formación, organización, razón jurídica, ordenamiento legal y funcionamiento de los archivos.

Mario Briceño Perozo, 1969.

Ciencia completa en sí, con principios universalmente válidos y una literatura científica considerable en diferentes lenguas.

Elio Lodolini, 1982.

Ciencia y técnicas relativas a la organización, la legislación y la reglamentación, el tratamiento y la gestión de los archivos.

Asociación Francesa de Normalización AFNOR, 1986.

Ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia éstos sean el producto integrande de aquellos. Como tal se ocupa de la creación, historia, organización y servicio de los mismos a la administración y a la Historia, en definitiva, a la sociedad (...) ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización.

Antonia Heredia Herrera, 1987.

Estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos.

Consejo Internacional de Archivos, 1988.

Ciencia que estudia los principios y procedimientos metódicos empleados en la conservación de los documentos de archivo, permitiendo asegurar la presentación de los derechos, de los intereses, del buen hacer y de la memoria de las personas morales y físicas.

Asociación Francesa de Normalización AFNOR, 1991.

Metadisciplina en la que el archivero actúa como intermediario entre el material y el usuario final.

F. J. Stielow, 1991.

Ciencia que estudia el origen, la formación, laordenación, el funcionamiento y la conservación de los archivos, además de las leyes que los rigen y todos los problemas que les afectan, y al mismo tiempo enseña a conocer su historia, naturaleza y escritura.

Salvatore Vagnoni, 1995.

La conclusión a la que José Ramón Cruz Mundet llega después de analizar esta y otras definiciones de la doctrina archivística, es que la Archivística[3] :

Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y un fin: hacer recuperable la información para su uso.

José Ramón Cruz Mundet, 2003.

Una definición más reciente sería[2] :

Ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquéllos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos.

Antonia Heredia Herrera, 2011.

Esta última es la definición que consta en noviembre de 2015 en el Diccionario Archivístico Multilingüe del Consejo Internacional de Archivos.[4] .

Ámbito de la Archivística

Las prácticas archivísticas han auxiliado siempre la práctica administativa, y como disciplina ha pasado de estar al servicio de la investigación histórica a adquirir una entidad propia como ciencia de un marcado carácter interdisciplinar. Además, su evolución también ha llevado a una mayor inclinación de su atención al documento de archivo y a las relaciones que lo caracterizan, en detrimento de la dedicación a la organización y funcionamiento del Archivo como institución. [2]

La Archivística tiene muchos puntos en común con la Biblioteconomía y la Documentación, como la preocupación por la variedad de los soportes de la información (papel, cintas magnéticas, discos ópticos,...), el avance en las técnicas de reprografía, la planificación de la prevención e intervención en incidentes y desastres, la evolución de las demandas de información de los usuarios, etc. Aunque el objeto de las tres disciplinas es la información, la información archivística tiene características propias[3] :

  1. El documento de archivo se origina natural y fluidamente dentro de una secuencia que lo relaciona con otros documentos de archivo; es único, irrepetible y seriado por ser producto de una acción continuada en el tiempo; en algún momento han tenido efectos probatorios de carácter jurídico-administrativo; es íntegro, ya que debe ser transmitido y conservado sin alteraciones hasta que se decida su eliminación.
  2. La información archivística es una información interna, previsible y reglada, producida necesaria e innevitablemente en el desarrollo de las actividades de una persona física o jurídica, como consecuencia de procesos previamente establecidos por quien la produce, sin que intervenga en su aparición ningún tipo de capacidad creativa.
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